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那覇市役所 (那覇市 教育委員会)

担当部署名；　生涯学習部 生涯学習課
事業内容　：　行政
業種　　　：　地方公務
職員数　　：　2,115名

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Q. KEY STATION導入前はどんな悩みがありましたか？

A. 那覇市内の、主に小学校に「地域学校連携施設」という地域と学校をつなぐ施設を設置して
いるのですが、地域の方がその施設を利用する際は、多くの学校で先生、特に教頭先生が対応
をしていました。
　多忙の中、先生方が、電話で予約を受け付け、職員室等に貼ってあるカレンダーにメモをして管
理するほか、平日の夜間だけでなく休日や長期休みの間も施設を開放しているので、鍵を受け渡
すためだけに出勤したりと、学校現場からは長年にわたり「どうにかしてほしい」という声が多数
上がっていました。
　利用者からしても、先生方がいつでも電話を取れるわけではないので繋がらない、ようやく繋がっ
たとしても学校の行事などと重なっていて使えないなど、アナログであることで発生する問題は少
なくありません。

Q. KEY STATIONの導入後それは解決しましたか？

A. はい。上記のトラブルは大幅に解決しました。
Web上の予約システムで施設の空き状況を見ていつでも予約ができ、利用当日は、施設前に設置しているキーボックスから鍵を取り出すだけ。先生も利用者も煩わしさが解消されました。
他にも様々な企業の鍵管理システムを拝見しましたが、ドアノブに取り付けたり、ドアを取り換える等の改修が必要なものが多かったです。
　その中でKEY STATIONは既存の鍵をそのままキーボックスに預けて管理できるので導入コストも抑えられました。
　導入当時は、市役所内にDX推進室がまだ設置される前だったこと等もあり、施設管理のデジタル化には当初慎重な意見もありました。その中で、実証実験やユーザーへのヒアリング等を重ね、先生方が長年抱え続けている過重労働の軽減に対するニーズや、地域の方々からの声をお聞きしながら改善を繰り返したことで、導入にこぎつけることができました。

Q. 何かKEY STATIONを導入するにあたって障害はありましたか？

A. 一番はやっぱり”今まで“やっていたことから変わるということへの意識が障害でした。
学校現場では、これまでの管理手法に不満が上がりつつもずっと同じ方法でやってきたので、新しいことに対する不信感や懸念を伴うこともありました。
　そのため事前に先生含め地域の方々を集めて説明会を実施し、クラウドでダウンロードできる手引書をQRコードから簡単に取得できるようにする等して準備を進めました。
他には、導入後にはなりますがネット予約に切り替わるとデジタルデバイスやネット環境が必要になるということで、「デジタルに不慣れな方々」が施設を利用できなくなるのではないかという懸念がありました。
　ただ、国の調査で、モバイル端末の世帯保有率が90％を超えていることや、本市の調査で市民の約8割がインターネットを利用していたこと、利用者へのサポートが必要な場合は個別に丁寧に支援すること等を確認して、導入を決定しました。
　また、ネット予約に完全に切り替えるのではなく元々のアナログな手法も残してみました。
　結果的に多くはネット予約で完結していただいておりますが、アナログの対応も残したことは、デジタルに不慣れな利用者の不満や不安の軽減にもつながっていると考えています。
実際はパスワードを渡せば高齢の方でも簡単に利用できることも多いので、お問い合わせ等へも特に問題なく対応できています。

Q. KEY STATIONにご意見があればお聞かせください

A. 先生方の事務負担が軽減されるとともに、仮の試算ベースですが、１校あたり年間 百数十万円のコストメリットも図られています。
　ただそれ以上に、負担が減ったことで、先生たちがより多くの時間を子供たちと向き合うために使えるようになり、一方で、利用者の利便性も向上したことが最大のメリットだと考えています。
　こうした本来の業務のための余力を生み出し、利便性も高めるという価値が創造されることで、地域学校連携施設以外でも同様の仕組みを導入したいとの他部署からの連絡も来ていますので、この仕組みをさらに広げていければと考えています。

インタビューご協力：那覇市役所(教育委員会)　　　　　　　　　　　　　　　　　主査　久場 祐介様